Privacystatement

Inleiding

Palletcentrale Groep B.V. (geregistreerd bij het handelsregister onder nummer 50056077, hierna: ‘Palletcentrale’) en alle aan haar verbonden vennootschappen binnen de groep hanteren een strikt privacy beleid. Wij nemen privacy uiterst serieus en behandelen persoonlijke informatie zorgvuldig en vertrouwelijk. Dit privacy statement geeft aan hoe wij omgaan met de gegevens van onze werknemers, websitebezoekers, gebruikers van onze webshop en zakelijke klanten en relaties.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kenmerkend zijn voor een individu (ook wel betrokkene genoemd) of die naar een individu (natuurlijke persoon) zijn te herleiden. Er zijn veel soorten persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan NAW-gegevens maar ook een telefoonnummer of gegevens over ras, godsdienst of gezondheid.
Palletcentrale is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’). Palletcentrale is in dat kader verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens en stelt vast hoe en waarvoor deze persoonsgegevens worden verwerkt.

Hierna zetten wij nader uiteen welke persoonsgegevens wij verwerken, waarvoor, hoelang en met wie wij persoonsgegevens delen. Tevens staat vermeld welke rechten betrokkenen hebben en hoe zij die kunnen uitoefenen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en hoe lang?

Wij verwerken persoonsgegevens van de navolgende personen:

  • Werknemers
  • Zakelijke relaties, zoals leveranciers en afnemers/klanten (voor zover dat natuurlijke personen zijn).
  • Contactpersonen van zakelijke relaties.
  • Bezoekers van onze website.
  • Gebruikers van onze webshop.

Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de hierna beschreven doeleinden. Wij streven daarbij naar een minimale gegevensverwerking, wat betekent dat wij waar mogelijk minder of geen persoonsgegevens verwerken en de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor de hierna genoemde doeleinden van de gegevensverwerking en conform de wettelijke bewaartermijnen. De persoonsgegevens worden na het verstrijken van de relevante bewaartermijnen vernietigd.

Wij verwerken van de hierna genoemde (natuurlijke) personen in elk geval de volgende persoonsgegevens:

Werknemers

  • NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer en andere contact-gegevens.
  • Geboortegegevens, leeftijd, geslacht.
  • Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring.
  • Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die de betrokkenenzelf of via ons heeft gevolgd of gedaan.
  • Gegevens over beschikbaarheid en verlof.
  • Nationaliteit, BSN, kopie identiteitsbewijs, een eventuele werkvergunning.
  • Gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.
  • Gegevens aan de hand waarvan de betrokkene zichzelf presenteert (video, foto).

Voor zover wij deze gegevens op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren, vernietigen wij de gegevens nadat de wettelijke bewaartermijn is verlopen.

Zakenrelaties en contactpersonen

  • NAW-gegevens (alleen van de zakenrelatie), e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens.

Wij zijn verplicht gegevens relevant voor onze administratie gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen te bewaren. Alle overige persoonsgegevens zullen wij na het eindigen van de zakelijke relatie of na vertrek van de contactpersoon bij de zakelijke relatie op verzoek verwijderen.

Websitebezoekers

  • IP-adres en de gegevens omschreven onder ‘zakenrelaties en contactpersonen’ mits deze gegevens vrijwillig aan ons verstrekt zijn via de website.

Webshop gebruikers

  • NAW-gegevens, factuuradres, e-mailadres, betalingsgegevens, telefoonnummer;
  • IP-adres;
  • Cookies

Waarvoor gebruiken we de persoonsgegevens?

Wij gebruiken de hiervoor genoemde persoonsgegevens voornamelijk om onze wettelijke verplichtingen na te leven en om onze diensten zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren. Deze diensten bestaan onder andere uit de in- en verkoop van nieuwe en gebruikte pallets en gitterboxen en de reparatie van pallets. Daarnaast gebruiken wij de persoonsgegevens om de hierna vermelde redenen.

Persoonsgegevens van werknemers

  • Registratie en verwerking van gewerkte uren in ons salarissysteem.
  • Aangaan en onderhouden van een werknemers- of personeelsrelatie met betrokkene en het uitvoeren van de hiervoor relevante administratie, waaronder het uitbetalen van loon.
  • Nakomen van re-integratieverplichtingen en voldoen aan een (vanuit de overheid opgelegde) verplichting om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.
  • Het bevorderen van persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid van betrokkenen, waaronder training, opleiding en testen.
  • Aanvraag van personeel gerelateerde subsidies.

Persoonsgegevens in verband met zakenrelaties & contactpersonen

  • Vastlegging van de overeenkomst met de opdrachtgever, het onderhouden en naleving van die overeenkomst met de opdrachtgever en facturering.
  • Vastlegging van de overeenkomst met leveranciers en adviseurs, het onder-ouden en naleving van die overeenkomst met leveranciers en adviseurs.

Websitebezoekers

  • Het IP-adres wordt niet gebruikt als individueel (bedrijf)gegeven, maar slechts om de navigatie, bezochte pagina’s en bestelde artikelen van onze website te analyseren om hiermee de bekendheid, functionaliteit en inhoud van onze website en e-mail nieuwsbrieven te optimaliseren.

Webshop gebruikers

  • Afhandelen van bestellingen.
  • Afhandelen van vragen gesteld via het contactformulier van de webshop.

Overige redenen voor verwerking van persoonsgegevens

  • Naleving van wet- en regelgeving, onder meer inzake identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidwetgeving en bestrijding van fraude. Dit omvat tevens de in verband hiermee noodzakelijke diensten die aan ons worden verleend door partijen met specifieke expertise, zoals belastingadviseurs, accountants, juridisch adviseurs en adviseurs op het gebied van kwaliteitsbevordering.
  • Het benaderen van betrokkenen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties van Palletcentrale die interessant voor hen kunnen zijn, uitsluitend indien zij zich daarvoor hebben aangemeld.
  • Ten behoeve van de communicatie.
  • Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.

Op grond waarvan verwerken wij de persoonsgegevens?

Om persoonsgegevens te mogen verwerken moet er een grondslag zijn. Wij verwerken persoonsgegevens op de navolgende grondslagen:

Werknemers

  • Uitvoering van een overeenkomst met de betrokkene;
  • Nakoming van wettelijke verplichtingen (onder andere op grond van de fiscale regelgeving).
  • Toestemming van de betrokkene voor het toezenden van marketing-uitingen en het gebruiken van beeldmateriaal.
  • Gerechtvaardigd belang, onder meer bij het beoordelen van werknemers op integriteit, geschiktheid en betrouwbaarheid, om kwaliteitssystemen te ontwikkelen en om accountantscontrole te laten plaatsvinden.

Zakenrelaties & contactpersonen

  • Uitvoering van een overeenkomst met de betrokkene;
  • Nakoming van wettelijke verplichtingen (onder andere op grond van de fiscale regelgeving).
  • Toestemming van de betrokkene.

Websitebezoekers

  • Uitvoering van een overeenkomst met de betrokkene.
  • Toestemming van de betrokkene.

Webshop gebruikers

  • Uitvoering van een overeenkomst met de betrokkene.
  • Toestemming van de betrokkene.
  • Voor het gebruiken van cookies verwijzen wij u graag door naar onze uitgebreide cookieverklaring. Deze is te vinden op https://www.palletcentrale.nl/cookieverklaring/.

Algemeen

Er kunnen zich nog andere situaties voordoen waarin wij persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang van Palletcentrale (bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is voor de uitvoering voor onze dagelijkse bedrijfsvoering).

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van een wettelijke of contractuele verplichting of ter uitvoering van een overeenkomst met u, dan is het belangrijk dat u de door ons gevraagde gegevens aan ons verstrekt. Doet u dit niet, dan kunnen wij de overeenkomst met u niet uitvoeren of bent u wellicht zelf in overtreding.

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van uw toestemming, dan heeft u te allen tijde het recht om die toestemming in te trekken. Vanaf dat moment zullen wij per direct stoppen met het verwerken van die persoonsgegevens.

Het delen van persoonsgegevens

Wij delen de verzamelde persoonsgegevens uitsluitend met derden ter ondersteuning van de hiervoor genoemde doeleinden of indien dit wettelijk verplicht is. Aan wie welke persoonsgegevens worden verstrekt hangt af van de situatie.

Gedetacheerden, (tijdelijke) werknemers en zzp-ers

Wij zijn verplicht tot het verschaffen van persoonsgegevens aan bevoegde autoriteiten en instanties, zoals:

  • Belastingdienst, sociale verzekeringsinstanties en de arbeidsinspectie;
  • Arbodienst;
  • Adviseurs en andere leveranciers van expertisediensten, die wij inschakelen in verband met een correcte naleving van onze wettelijke verplichtingen;
  • Overige relevante overheidsinstellingen en toezichthouders, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Zakenrelaties & contactpersonen

Wij zijn verplicht tot het verschaffen van persoonsgegevens aan bevoegde autoriteiten en instanties, zoals:

  • Belastingdienst;
  • Adviseurs en andere leveranciers van expertisediensten, die wij inschakelen in verband met een correcte naleving van onze wettelijke verplichtingen;
  • Overige relevante overheidsinstellingen en toezichthouders, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Websitebezoekers

  • De via onze website verzamelde gegevens worden uitsluitend door Palletcentrale gebruikt.

Webshop gebruikers

Wij zien erop toe dat er zo nodig met deze derden afspraken worden gemaakt over de eisen waar de gegevensuitwisseling aan moet voldoen en specifiek dat de betreffende derde partij eveneens de AVG naleeft. De verzamelde persoonsgegevens zullen niet worden uitgeleend, verhuurd, verkocht of anders openbaar worden gemaakt dan op de hiervoor genoemde wijzen. Zonder wettelijke grondslag zullen wij geen gegevens doorgegeven aan een land buiten de Europese Unie.

Beveiliging van de persoonsgegevens

Wij vinden een goede beveiliging van uw persoonsgegevens erg belangrijk. Wij hebben technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen (cyber)criminaliteit, vernietiging, verlies of een andere onrechtmatige verwerking. De getroffen maatregelen voldoen minimaal aan de algemene eisen die gesteld worden aan informatiebeveiliging voor een organisatie als de onze. Wij evalueren de getroffen maatregelen periodiek en stellen die zo nodig bij. Indien wij gebruik maken van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zullen wij afspraken maken over afdoende beveiligingsmaatregelen.

Wij zorgen dat medewerkers niet meer inzage of toegang hebben tot de persoonsgegevens dan zij strikt noodzakelijk nodig hebben voor de goede uitoefening van hun werk.

Met iedereen die de beschikking krijgt over de door ons verwerkte persoonsgegevens en niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht heeft, komen wij een verplichting tot geheimhouding daarvan overeen.

Privacy rechten van betrokkenen

Op grond van de AVG heeft u als betrokkene rechten waarvan u gebruik kunt maken tegenover organisaties die hun persoonsgegevens verwerken. Dit zijn de volgende rechten:

Recht op inzage en/of rectificatie

Met een verzoek tot inzage of rectificatie kunt u opvragen welke gegevens wij van u verwerken, waarvoor, hoe wij aan deze gegevens komen en welke bewaartermijnen wij hanteren. Daarnaast kunt u verzoeken uw persoonsgegevens aan te vullen of te corrigeren.

Recht op beperking van de verwerking

Indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken mogelijk onjuist zijn, onrechtmatig worden verwerkt, niet meer nodig zijn of u bezwaar maakt tegen de verwerking zoals hierna beschreven, zullen wij op uw verzoek (tijdelijk) stoppen met de verwerking van hun persoonsgegevens of uw persoonsgegevens slechts in een beperkt aantal gevallen verwerken.

Recht op gegevenswissing

Als uw relatie met ons is geëindigd, kunt u ons verzoeken tot verwijdering van uw persoonsgegevens, welk verzoek wij altijd honoreren als de gegevensverwerking uitsluitend op toestemming is gebaseerd. In alle overige gevallen beoordelen wij of er redenen zijn die aan complete of gedeeltelijke gegevenswisseling in de weg staan, zoals wettelijke bewaarverplichtingen.

Recht op gegevensoverdracht

Als wij uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken op grond van door u verleende toestemming of in het kader van een met u gesloten overeenkomst, heeft u het recht om ons te verzoeken die gegevens aan uzelf of aan een door u aan te wijzen derde over te dragen. In het geval van een overeenkomst met u is een dergelijke overdracht alleen mogelijk als de overeenkomst met u is geëindigd. Wij wijzen u erop dat gegevens die wij op een andere grondslag verwerken, zoals een wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang, niet voor overdracht in aanmerking komen.

Recht op bezwaar

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang van Palletcentrale (onder meer voor direct marketing of profilering), dan kunt u ons verzoeken om daarmee te stoppen. Wij beoordelen vervolgens of wij aan uw verzoek zullen voldoen.

Recht om een klacht in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens verwerken in strijd met de AVG, kunt u hierover te alle tijden een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor de formaliteiten voor het indienen van een dergelijke klacht verwijzen wij naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijziging van het privacy statement

Palletcentrale heeft het recht de inhoud van dit privacy statement op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van het privacy statement worden op de website van Palletcentrale gepubliceerd. Geen van de bepalingen uit dit privacy statement heeft tot doel om enige verplichting of overeenkomst tot stand te doen komen tussen Palletcentrale en u als betrokkene.

Vragen en contact

Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en dit privacy statement of in verband met het uitoefenen van de hiervoor genoemde rechten, kunt u contact opnemen met Palletcentrale via de volgende contactgegevens:

E-mailadres: info@palletcentrale.nl
Telefoonnummer: +31 168 357010
Postadres: Postbus 6090, 4780 LX Moerdijk